Bezpieczne sposoby zabezpieczenia rezerwacji i pobierania zaliczek

Rozmawiając z właścicielami hoteli lub mniejszych obiektów noclegowych często spotykam się z pytaniami dotyczącymi możliwości skutecznego zabezpieczenia rezerwacji przyjmowanych przez tradycyjne kanały sprzedaży. Bezpośrednia rezerwacja telefoniczna lub email wysłany ze strony hotelu to rezerwacja bez prowizji dla pośredników. Jednak przy braku możliwości pobrania zaliczki od klienta jest również obarczona znacznie większym ryzykiem.  W jaki sposób skutecznie zminimalizować ryzyko „niedojazdu” bez skomplikowanego systemu informatycznego? Poniżej postaram się odpowiedzieć na to pytanie.

 

 

Obecnie jest to najpopularniejsza metoda zabezpieczenia dokonywanej rezerwacji. Zwykle wystarczy pobrać od klienta rodzaj, numer, imię i nazwisko właściciela i datę ważności karty kredytowej. Jednak przeważająca część  hoteli nakłania posiadacza karty do wysłania tych danych za pośrednictwem faksu, poczty elektronicznej lub niezabezpieczonej strony internetowej. Jest to nie tylko niebezpieczne dla klienta hotelu, ale również naraża hotel na poważne konsekwencję jeżeli dane karty kredytowej zostaną użyte w nieautoryzowanej transakcji gdzieś na drugim końcu świata.

 

Zgodnie z ciągle zaostrzanymi przepisami dotyczącymi pobierania, wykorzystywania i przechowywania danych kart płatniczych, w najbliższych latach przeprowadzenie udanej operacji obciążenia karty Visy, Mastercard, American Express bez spełnienia rygorystycznych standardów bezpieczeństwa PCI DSS będzie niemożliwe.

 

Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS) to światowy standard ustalony przez organizacje finansowe w celu ochrony danych osobowych posiadaczy kart oraz informacji związanych z ochroną danych osobowych. Zgodnie z wymogami organizacji płatniczych, wszystkie organizacje i firmy przechowujące, procesujące lub przesyłające dane posiadaczy kart płatniczych powinny spełniać wymogi ustalone w tym standardzie.

 

Hotel dysponujący danymi karty kredytowej klienta jest zobligowany do przestrzegania tych zasad. W praktyce oznacza to spełnienie kilku istotnych zaleceń:

Najczęściej hotele korzystają z usług zewnętrznych firm, które posiadają dostęp do ich stron internetowej, obsługują ich serwery oraz pocztę elektroniczną. W tym przypadku tego typu firmy powinny również spełniać standardy PCI.

 

Zdaje sobie sprawę, że w polskich realiach praktycznie żaden hotel nie spełnia wszystkich powyższych warunków. Jednak brak szybkiego planu dostosowania się do tych wymogów przekreśli możliwość obciążenia karty klienta w przypadku „niedojazdu”. Hotele będą jak do tej pory pozyskiwały numery kart kredytowych, ale praktycznie nie będą miały możliwości z nich skorzystać.

 

Dysponując danymi karty coraz trudniej będzie można bez udziału właściciela dokonać operacji obciążenia karty kredytowej.  W najbliższym czasie bez spełnienia wielu restrykcyjnych wymogów praktycznie stanie się to niemożliwe. Dlatego tak ważne jest zrozumienie podstawowych zasad bezpieczeństwa w płatnościach kartami płatniczymi.

 

 

 

Zalety i wady tej formy zabezpieczenia rezerwacji są wszystkim dobrze znane. Nadal będzie to popularna forma płatności, jednak podobnie jak w przypadku lepiej rozwiniętych rynków, marginalizowana na rzecz kart kredytowych.

 

W przypadku pensjonatów i mniejszych hoteli jest to czasami jedyna możliwość przesłania zaliczki. Jednak wysokie koszty przelewów z zagranicy praktycznie przekreślają stosowanie tej metody jako uniwersalny sposób zabezpieczania rezerwacji. Dlatego poniżej opiszę rozwiązanie łączące możliwość płacenia kartą kredytową i dokonywanie płatności przelewem.

 

Zalety	Wady
niskie koszty w przypadku przelewów krajowych	problemy z realizacją oraz wysokie koszty przelewów zagranicznych
otrzymywanie środków bezpośrednio na własne konto bankowe